La oficina del futuro: ¿hoy o mañana?
El concepto de espacio de la oficina moderna hace cada vez más hincapié en la comodidad y la funcionalidad. Con la digitalización total, las empresas quieren espacios de trabajo que también sean tecnológicamente avanzados y sensibles a las tendencias. Al mismo tiempo, crece el nivel de preocupación de las empresas por sus empleados.
En la competencia por el personal, las empresas ya no ven sólo una oficina confortable como un elemento de prestigio o estatus. El ambiente de trabajo se convierte en una efectiva herramienta para construir la cultura corporativa de una empresa y mejorar la imagen del empleador. Las oficinas, que hace sólo cinco años parecían un futuro lejano o una bonita imagen de Internet, se están convirtiendo en la realidad de hoy. Hoy hablaremos de cómo es un espacio de la oficina real. Y veamos cómo la tecnología está haciendo que los procesos de trabajo sean más cómodos y efectivos.
Un lugar que conoce el valor del tiempo
El tiempo es nuestro recurso más preciado. No hay nada más frustrante que perder el tiempo cuando podría haberse evitado. Por ejemplo, en el vestíbulo de una oficina. Colas de espera frente a los torniquetes, caras insatisfechas y mal humor al comienzo de la jornada de un trabajo: esta imagen se puede ver en los viejos centros de negocios día tras día. Al menos dos veces: antes del comienzo de la jornada laboral y después. Pero ese no es el peor de los escenarios. Es aún más temible que un empleado olvide su tarjeta RFID. En este caso, hay que tratar con los recuerdos burocráticos de la época soviética: obtención de un pase de una sola vez, solicitudes a los departamentos de Recursos Humanos y Seguridad, largas discusiones en la recepción. La alternativa a las anticuadas normas de pase de los empleados es la identificación facial. Ya no se necesitan llaves, tarjetas ni llaves magnéticas para entrar en el lugar de trabajo. La cara misma se convierte en el identificador del empleado. Este método facilita el paso de las personas y reduce las colas en el punto de control. Por ejemplo, la solución biométrica Id-Gate de RecFaces, compatible la mayoría de los sistemas de control de acceso, es posible identificar a la persona en sólo 1 segundo. El uso de una solución de «software» junto con una aplicación de centro de negocios también le permite ocuparse de los visitantes del espacio de la oficina. Se puede expedir un distintivo «biométrico» por el periodo de tiempo requerido por adelantado. Ya no tiene que perder el tiempo para ir a la oficina de Pases o a la recepción.
Un lugar donde puede estar tranquilo de su seguridad...
La sensación de seguridad es una necesidad humana básica. Nos pasamos gran parte de nuestra vida en el trabajo. Por eso es tan importante que estemos tranquilos con nuestra seguridad en el trabajo. La integración de la solución biométrica Id-Guard de RecFaces en el funcionamiento de los sistemas de videocámara elimina la posibilidad de que entren personas «no autorizadas» en el edificio. También protege las áreas individuales de la oficina de las visitas no anunciadas de personal no autorizado. El servicio de seguridad es notificado con la mayor prontitud y puede reaccionar rápidamente en caso de violación, así como seguir la trayectoria de las personas no autorizadas en una zona determinada.
... y en la seguridad de su business
En el mundo de hoy, la seguridad de la información es tan importante como la seguridad física. Las contraseñas complejas no siempre son tan eficaces como parecen a primera vista. Y a menudo se olvidan. Una alternativa moderna es el acceso sin contraseña a los sistemas de información basado en la identificación facial. La solución de software Id-Logon integrada con Microsoft Active Directory permite el acceso al puesto de trabajo mediante la autenticación de datos biométricos. Incluso si te alejas de tu escritorio para tomar un café, el sistema bloquea tu ordenador automáticamente. Tus colegas nunca podrán acceder a tu PC. Al fin y al cabo, tu propia cara es la «contraseña» del sistema de información.
Un lugar donde todos tienen derecho a elegir
Estar atado a un solo lugar de trabajo es una tendencia vieja. Un cambio de ambiente y de imagen de trabajo mejora el funcionamiento y reduce la sensación de presión de la rutina. Por ejemplo, puede tener ganas de trabajar en una oficina un día y en una pequeña sala de reuniones individual para una o dos personas al día siguiente. Donde hay una zona de trabajo cómoda, iluminación inteligente, enchufes para conectar y cargar dispositivos, e incluso el sueño de los introvertidos: cortinas para ayudar a mantener la mente concentrada en el trabajo y no molestar a otras personas. Cuando se proyectan espacios de oficinas modernos, se presta mucha atención a la zonificación. Una variedad de salas de reuniones puede responder a todos los propósitos y necesidades. Una amplia gama de funciones interactivas y equipos técnicos permiten no sólo realizar sesiones informativas o reuniones con los socios, sino también celebrar presentaciones, reuniones en línea y llamadas telefónicas con la opción de compartir la información en la pantalla o en el PC. Gracias a la avanzada infraestructura informática, se puede acceder a todas las funciones del espacio de oficinas sin contacto a través de una aplicación móvil con opción de autorización biométrica personal. Aquí es posible seleccionar y reservar un puesto de trabajo o una sala de reuniones y enviar invitaciones a los participantes de la reunión. También es posible llamar al personal de servicio o pedir té o café con un sólo par de clics a través de la aplicación. Además, siempre puede estar seguro de que la reunión no se prolongará más de lo normal. El sistema de notificación atenuará suavemente las luces entre 10 y 15 minutos antes de que finalice el tiempo de reserva para notificar el próximo fin de la reunión o para proponer la ampliación de la reserva de la sala de reuniones. Sin embargo, hoy en día el espacio de oficina no se limita a las zonas de trabajo multifuncionales, sino que también se trata de entornos confortables fuera de las oficinas. Rincones de café con una amplia gama de bebidas, cafeterías acogedoras para desayunar y almorzar. Zonas de descanso dentro y fuera del edificio. En los meses más cálidos, por ejemplo, los empleados pueden descansar de sus tareas en el patio del edificio, con columpios, bancos y zonas de descanso. La identificación biométrica también puede utilizarse para desplazarse entre las distintas zonas e incluso para pagar los pedidos en la cafetería. Se ha instalado un sistema de taquillas con acceso facial para guardar los objetos personales de los empleados. Las taquillas personalizadas eliminan la necesidad de llevar un ordenador portátil desde casa todo el tiempo si se prefiere utilizar la tecnología personal. Además, libera tu espacio de trabajo de objetos innecesarios que sólo necesitas a deshoras.
Un lugar donde se manejan datos correctos
El uso de la tecnología biométrica en los sistemas de vidovigilancia ofrece una forma cómoda de analizar la ocupación de las oficinas. Si es necesario, es posible detectar qué planta o zona es la más frecuentada por los empleados o visitantes, así como calcular las horas « pico» de ocupación de la oficina. Los datos obtenidos ayudarán a regular los horarios de trabajo y a notificar oportunamente a los empleados sobre qué área de trabajo tiene actualmente una mayor ocupación. Los empresarios también pueden automatizar los procesos de contabilidad de gestión. Por ejemplo, los registros y tarjetas de los empleados son cosa del pasado. Este último, por cierto, puede olvidarse fácilmente en casa o entregarse a un colega para «simular» una presencia en la oficina. El registro por reconocimiento facial capta automáticamente la hora de llegada de un empleado y el tiempo de trabajo. Puede estar seguro de que los datos obtenidos serán siempre lo más precisos y verdaderos.
Un lugar que se adapta a las realidades cambiantes
El mundo nunca ha cambiado tan rápidamente como durante la pandemia de coronavirus. Por supuesto, pasará un tiempo antes de que la humanidad sea capaz de abandonar por completo las reglas de los «cóvidos». Business ya ha decidido adaptarse a las condiciones de la «nueva realidad» y espera lo mismo del espacio de oficinas. La forma más fácil de controlar el cumplimiento del personal es aplicar la identificación biométrica. Configurando el sistema para determinados escenarios, puede permitir el acceso automáticamente a los empleados que lleven máscara o negarles la entrada si no la llevan.
Un lugar donde saben cómo sorprender
Cuando se entra por primera vez en un espacio de oficina de nueva generación, es fácil sentir el efecto sorpresa. Y es aún más fácil sentirlo, como se dice, desde la puerta de casa. Por ejemplo, si un centro de negocios u oficina utiliza mensajes de bienvenida en la zona de entrada. La solución biométrica Id-Welcome de RecFaces le permite mostrar mensajes personalizados con una foto en la pantalla del vestíbulo de su centro de negocios. Lo único que tiene que hacer la cámara es «leer» la cara de la persona. Esta función puede utilizarse para saludar a los empleados en sus cumpleaños o para saludar a los invitados VIP. El espacio de la oficina moderna es una simbiosis de tecnología, tendencias, facilidad de uso y estilo, todo en uno. Una oficina así hace que quieras ir a trabajar como si fuera un día de fiesta y que te sientas inspirado para alcanzar tus KPI.