Sistema de control de visitantes
A medida que disminuyen las restricciones pandémicas, las empresas públicas y privadas regresan a sus sitios fuera de línea. Los sistemas de control de visitantes responden a la necesidad urgente de registros y salidas automatizados y sin contacto, estándares más altos para el almacenamiento de datos y seguridad en las instalaciones, y el deseo impulsado por el cliente de mejorar el servicio.
Tabla de contenido
- ¿Qué es de control de visitantes?
- ¿Quién puede usar un sistema de control de accesso?
- Tipos de sistemas de control de visitas
- Beneficios de los sistemas de control de acceso visitantes
- Características del sistema de control de visitantes
- Las mejores prácticas para usar un sistema de control de visitantes
- FAQ
¿Qué es de control de visitantes?
Generalmente, es el proceso de seguimiento de clientes, invitados, contratistas y otras personas que van y vienen de sus instalaciones. El método detrás del procedimiento puede ser tan simple como escribir nombres manualmente. Los métodos avanzados van más allá de la recopilación de registros en la puerta y pueden realizar el seguimiento de movimientos, la regulación de acceso y la personalización de los saludos.
¿Quién puede usar un sistema de control de accesso?
Los edificios de oficinas, los almacenes, los campus y otras instalaciones pueden beneficiarse de la gestión de visitantes, como:
- Instalaciones sanitarias públicas y privadas que atienden a pacientes, familiares, empresas de suministro, personal administrativo y médico.
- Los edificios de almacenamiento utilizados para la distribución y el transporte de mercancías y las empresas de logística supervisan la facturación.
- Centros inmobiliarios y de construcción que requieren mayor seguridad.
- Escuelas, universidades y otros servicios educativos para estudiantes, padres, personal docente y de apoyo.
- Organizaciones con diferentes derechos de acceso de los empleados: biotecnología y otros tipos de tecnología, defensa y militar, ingeniería, sectores de petróleo y gas.
Tipos de sistemas de control de visitas
Aunque todos los sistemas de control de visitas sirven en última instancia para el mismo propósito, pueden diferir en las formas de implementación, las capacidades de integración, los niveles de automatización y funcionalidad.
Software de control de visitantes
Las herramientas digitales diseñadas para la gestión de visitantes pueden instalarse en un marco de escritorio existente o utilizarse como una solución en la nube. Opte por un producto listo para usar: las nuevas funciones se implementan regularmente por parte del proveedor, el tiempo de actividad del sistema está definido por el acuerdo de nivel de servicio y la funcionalidad puede escalarse para adaptarse a su demanda actual.
Sistemas de control de accesos integrados
La integración crea una conexión entre las identidades de los visitantes y los registros en el sistema interno de la organización. Luego, el programa puede establecer reglas y restricciones para el acceso a la propiedad y mantener registros para análisis y notificaciones. Además, se puede utilizar un lector biométrico o un escáner de huellas dactilares en las zonas sensibles de la propiedad.
Realización del recepción delantera
Se utiliza habitualmente en hoteles, oficinas, hospitales y otras empresas de atención al cliente. La recepción digital se encarga de las responsabilidades habituales de la recepción: registro de huéspedes y visitantes, impresión de pases, credenciales y documentos, información sobre reservas y citas, saludos personales e indicacioness para desplazarse.
Quioscos de control de visitantes
Un quiosco es una estación interior o exterior para el autocheck-in. Una de las principales ventajas delsistema de control de visitas es que minimiza el contacto con el personal y otras personas. Los visitantes pueden realizar el proceso de pre-registro en casa y simplemente escanear un código QR para confirmar la asistencia. El quiosco puede imprimir boletos o pases, rastrear la ocupación actual, ofrecer direcciones y rellenar automáticamente la documentación de pre-admisión.
Beneficios de los sistemas de control de acceso de visitantes
Los sistemas tradicionales de gestión de visitantes en papel se están convirtiendo en una cosa del pasado, ya que no pueden brindar la misma seguridad y eficiencia que el software moderno.
Mejorar la seguridad empresarial
Los sistemas de gestión de visitantes permiten a las empresas introducir diferentes roles con distintos niveles de acceso a ubicaciones y / o datos. Junto con cerraduras electrónicas, escáneres de credenciales y de identificación, o incluso lectores biométricos, pueden aumentar significativamente el nivel de seguridad de cualquier lugar comercial o sede gubernamental.
Eficiencia de inicio de sesión
El inicio de sesión durante el registro de visitante puede acelerarse mediante la recopilación automática de credenciales, la consulta de registros existentes y la captura de firmas electrónicas. Para agilizar aún más el proceso, los visitantes pueden completar una invitación de pre-registro en su tiempo libre antes de su cita programada.
Compilar y almacenar datos de visitantes
Un sistema de control le permite recopilar y almacenar todos los datos de los visitantes, desde su información personal hasta las horas, fechas, movimientos y patrones de visitas exactos. Los huéspedes no tendrán que completar la misma información durante visitas repetidas. Con las soluciones integradas, los datos se pueden transmitir a su sistema CRM para su posterior análisis.
Facilita la evacuación de emergencia
En caso de emergencia, se contabilizará a todos los visitantes y empleados. Si sus registros contienen datos de contacto actualizados, puede facilitar las notificaciones con instrucciones sobre qué hacer. Los servicios de rescate pueden omitir las habitaciones que están despejadas y concentrarse en áreas que necesitan una evacuación inmediata.
Registros de visitantes
Los registros de visitantes son esenciales para evaluar el desempeño de los empleados, monitorear los horarios de check-in y check-out y evaluar los horarios de mayor actividad. Armadas con datos, las empresas pueden adaptarse a los períodos pico, calcular la duración promedio de las visitas y probar la eficiencia de diferentes horas de trabajo.
Reducir la sobrecarga
El software control de visitas puede liberar a sus empleados de la parte mundana y agotadora del trabajo, como completar cuestionarios manualmente o monitorear físicamente a dónde van los visitantes, dejando espacio para conexiones significativas. Esto también podría ser una ventaja significativa para el departamento de recursos humanos de su empresa frente a otros menos adaptados tecnológicamente.
Satisfacción de visitantes y reputación de edificios
La recepción de visitantes puede dejar una impresión duradera en sus invitados si el proceso es rápido, eficiente y conveniente, especialmente en la primera visita. Los saludos personalizados, los registros de entrada y salida sin interrupciones y los tiempos de espera promedio más bajos hacen que los clientes estén más felices y crean un retrato sofisticado de su marca.
Características del sistema de control de visitantes
Dado quelos sistemas de gestión de visitantes pueden ser beneficiosos para múltiples casos de uso, es necesario desglosar el proceso de registro de visitas y averiguar la configuración exacta requerida para su negocio. Piense en estas características:
- El nivel de automatización: ¿puede automatizar completamente el viaje del cliente o se requiere asistencia humana en etapas posteriores de la visita?
- Datos: ¿qué datos necesita recopilar antes y después de la visita? ¿El almacenamiento de datos cumple con las regulaciones relevantes?
- Estadísticas: ¿qué tipo de informes se requieren, en tiempo real y / o retrospectivamente?
- Niveles de acceso: ¿necesita introducir diferentes roles o grados para restringir el acceso a ciertas ubicaciones o tipos de datos del cliente?
- Opciones de integración: ¿su equipo actual, CRM o sistema de vigilancia cumple con la solución elegida?
- Capacidad de notificación: ¿son las alertas y los mensajes informativos algo que pueda ayudar a su proceso de gestión de visitantes?
Las mejores prácticas para usar un sistema de control de visitantes
- Recopile tanta información de visitantes como sea apropiado durante el check-in inicial.
- Cree un almacenamiento centralizado para los datos recopilados e intégrelo con sus soluciones de gestión de clientes actuales.
- Utilice los sistemas de control de visitantes para mejorar la seguridad y piense cómo puede incluirlos en su plan de evacuación de emergencia.
- Enseñe a sus empleados a usar el sistema y recopile comentarios sobre qué tipo de notificaciones e información necesitan recibir.
- Supervise los datos para encontrar áreas de mejora, identificar ubicaciones de problemas, probar nuevas estrategias y saludos.
FAQ
¿Qué es control de visitantes?
Es un proceso en el que las empresas registran e interactúan con información sobre la identidad y ubicación de los visitantes. Cuando se realiza con un software especial, el proceso está altamente automatizado y se puede administrar desde un sistema unificado.
¿Qué es registro de visitantes?
El registro inicial de un cliente nuevo o repetido puede incluir anotar su información, el propósito de la visita, imprimir documentos o credenciales y otorgar o denegar el acceso a las áreas de visita solicitadas.
¿Qué es el visitante de una empresa?
Un cliente, un paciente, un contratista, un miembro del personal o incluso una persona al azar que pase por ahí, cualquiera que entre físicamente a sus instalaciones. Con los sistemas de gestión de visitantes, será más fácil descubrir su identidad.
¿Qué es un sistema de control de acceso?
Un conjunto de herramientas y técnicas diseñadas para realizar un seguimiento de todos los visitantes de la empresa, administrar los derechos y permisos de acceso y realizar el control y el registro visitas.
¿Cómo hacer un registro de visitas?
Las visitas se pueden rastrear mediante vigilancia con foto o video, sistemas de recepcionistas digitales, quioscos de autoservicio y varios escáneres. El viaje del visitante resultante se almacenará en la nube o en un servidor.
¿Cómo atender a las visitas en una empresa?
El personal puede atender las visitas de las empresas igual que antes, ofreciendo asistencia y servicio. Los principales cambios que introduce un sistema de gestión de visitantes se refieren a los procesos de entrada y salida.
¿Qué es control de visitantes?
¿Qué es registro de visitantes?
¿Qué es el visitante de una empresa?
¿Qué es un sistema de control de acceso?
¿Cómo hacer un registro de visitas?
¿Cómo atender a las visitas en una empresa?
